Smo že pogledal pri pasti uporabe aplikacije za preglednice, kot je Excel, za shranjevanje seznamov podatkov. Ta pristop se sprva zdi najboljša rešitev, vendar lahko naletite na težave pri skupni rabi teh podatkov z več uporabniki, preverjanju vsebine ali celo krmarjenju po vaših podatkih. Zakaj? Ker uporabljate orodje, ki ni bilo zasnovano za to delo.
Zdaj bomo razmislili o namišljenem (vendar tipičnem) primeru podjetja, ki uporablja seznam, ki temelji na preglednicah, in si oglejte, kako bi to lahko pretvorili v aplikacijo zbirke podatkov za premagovanje takih težav.
Kako delovni zvezki uidejo izpod nadzora
Naš seznam se je začel kot preprost zapis o projektih za stranke. Ko je podjetje raslo, se je povečalo tudi število strank, v delovno knjigo pa so bila dodana imena in kontaktni podatki. Potreben je bil tudi način snemanja, kaj različni člani osebja počnejo pri teh projektih, zato je bilo v ta delovni zvezek dodano še več podatkov.
Na tej točki je pregledniški pregled postal neizvedljiv: preveč ljudi ga je poskušalo posodabljati, pogosto hkrati. Podjetje je poskušalo uvesti rotacijo, tako da so ljudje izmenično posodabljali delovni zvezek, vendar je to pomenilo, da so bile nekatere naloge pozabljene, preden so bile zabeležene.
Na koncu so si ljudje ustvarili lastne delovne zvezke, da so lahko spremljali svoje naloge, včasih pa so se ob koncu tedna spomnili, da bodo podatke kopirali v glavni delovni zvezek. Zaposleni so razvili lastno okrajšavo za te knjige, nekateri pa so oblikovanje in vrstni red stolpcev spremenili glede na njihov način dela. Kopiranje teh podatkov v glavni delovni zvezek je povzročilo grozno zmedo.
To je morda izmišljen primer, vendar sem vse te prakse dejansko videl v resničnem življenju. Podrobneje si oglejmo nekaj vprašanj, ki jih postavlja ta način dela.
Veliko težav
Ogledate si lahko prvi list naše namišljene preglednice. V prvem stolpcu je podrobno navedeno ime projekta, na katerega se nanaša vsak vnos. Nekatera od teh imen pa so dolga, zato je osebje morda zamikalo, da bi uporabljali okrajšave; posledično so se prikradle tiskarske napake. Zaradi tega je težko določiti, katere naloge pripadajo kateremu projektu. Rešitev ne sme biti težka: za vsak projekt lahko izberete kratko ime, za katero se vsi strinjajo, ali pa vsakemu projektu dodelite ID številko in to samodejno prevedete v ime projekta.
Podobna težava je v stolpcu Začetek. Nekatere celice vsebujejo datum, druge pa beležijo samo mesec dni, en ali dva zapisa pa samo rečeta Da. Excel podpira preverjanje veljavnosti podatkov, zato je mogoče zagotoviti, da določene celice vedno vsebujejo podatke določene vrste - toda ko se preglednica razvije na ad hoc način, se le redko uporablja.
Na tej točki pristop k preglednici postane neizvedljiv: preveč ljudi ga je poskušalo posodabljati
Te težave ne boste imeli v aplikaciji zbirke podatkov, saj bo vrsta podatkov polja določena že na začetku. Če ne veste natančnega datuma začetka dela, lahko uporabite prvi v mesecu ali 1. januar, če poznate samo leto. Če se projekt še ni začel, lahko pustite polje prazno - NULL v smislu baze podatkov. Če ste vedeli, da se je projekt začel, vendar niste vedeli, kdaj, lahko uporabite datum, ki bi bil za vaše podatke običajno nemogoč, na primer 1. 1. 1900. Takoj je enostavno razvrstiti projekte in pridobiti kronološki pregled dejavnosti.
Bolj subtilen izziv predstavlja stolpec z naslovom Naročnik. Vnosi v tem stolpcu niso povezani z ničemer drugim v delovnem zvezku, na listu 1 pa je seznam kupcev, na katerega se verjetno sklicuje. Shranjevanje več seznamov istih predmetov z različnimi imeni je zmedeno. Pojasniti morate poimenovanje in se strinjati z nedvoumnim imenom za to entiteto: ali so to stranke ali stranke?
Stolpec Status je še en stolpec, pri katerem ni bilo nobene potrditve, zato so se ljudje znova odločili, da napišejo, kar želijo. Bolje bi bilo, če bi sestavili kratek seznam vseh dovoljenih vrednosti.
Drugi list - list 1 - je prav tako problematičen. Za začetek ime lista ni opisno. Dejansko vsebuje seznam kupcev, vendar ta v Excelu ni oblikovan kot tabela: naslov je v enem polju, kar omejuje vašo zmožnost uporabe vgrajenih Excelovih orodij za iskanje ali razvrščanje. Lahko bi na primer filtrirali naslove, ki vsebujejo Cardiff, rezultati pa bi vključevali tudi tiste na Cardiff Road v Newportu.
Kar zadeva naslove, je najboljši pristop, če za poštno številko, okrožje, mesto in ulico uporabite ločena polja (čeprav podatki o okrožjih za naslove v Združenem kraljestvu niso obvezni - glejte Brez okrožij, prosimo, Britanci smo). Ulica naj vsebuje vse, česar ni v drugih delih naslova.
Obstaja polje Kontakt, ki predstavlja tudi težave. Kadar imamo več stikov znotraj podjetja z eno stranko, so vsa njihova imena strnjena v to polje, njihove telefonske številke in e-poštni naslovi pa so podobno postavljeni v druga polja. Ločiti jih bo težko - še posebej, če so v polju Kontakt tri imena, a le dve telefonski številki.
Zadnji stolpec tega lista je naslov Zadnji stik: zaposleni naj bi to posodobili vsakič, ko vzpostavijo stik s stranko. Ker so te informacije zaposleni v zapomnitvi in ni nobenega zagotovila, da jih bodo - še posebej, ker so na drugem listu skrite - so nezanesljive. To je res nekaj, kar bi računalnik moral samodejno slediti.
Na koncu pridemo do listov z nalogami, ki podrobno opisujejo naloge in komentarje za vsakega delavca. Ti niso poimenovani dosledno in ne vsebujejo enakih stolpcev v istem vrstnem redu. Čeprav je smiselno, da posamezni uporabniki vnašajo svoje podatke na lastne liste, pomanjkanje skladnosti otežuje zbiranje in analizo podatkov. Ko upravitelj na primer želi videti, kaj je bilo na primer opravljeno pri posameznem projektu, je treba vse naloge ročno kopirati s posameznih listov na en seznam, preden jih je mogoče razvrstiti in o njih poročati.
Izdelava vaše baze podatkov
Razreševanje teh vprašanj bo trajalo nekaj dela, morda nekaj dni. Ker bodo uporabniki verjetno morali še naprej uporabljati stari sistem, medtem ko bomo gradili novega, je najbolje, da naredimo kopijo obstoječih delovnih zvezkov, iz katerih bomo delali. To pomeni, da bomo želeli dokumentirati vsak korak pri pretvorbi podatkov, da bomo lahko to hitro storili še enkrat, ko bo čas za prehod na nov sistem.
Najprej morate očistiti podatke v Excelovem delovnem zvezku. Uporaba funkcije Najdi in zamenjaj je lahko v pomoč in izbrišite vse stolpce ali vrstice, ki ne vsebujejo podatkov (razen vrstice z naslovom stolpca, ki jo je treba hraniti). Vsakemu listu v stolpec A dodajte stolpec ID in ga zapolnite s prirastnimi številkami, tako da v prvo celico vnesete 1, na dnu podatkov izberete (Shift + End, Down) in nato uporabite ukaz Fill Down (Ctrl + D ). Ustvarite glavni seznam imen projektov in povsod, kjer je ime projekta zabeleženo, s funkcijo VLookup () potrdite njegovo glavno ID številko; če ni številke, je v vaših podatkih neskladnost.
Ko so vaši podatki čisti, je čas, da oblikujete novo zbirko podatkov, v kateri bodo shranjeni. Uporabili bomo Access 2013, ker je v našem teoretičnem primeru vsem našim uporabnikom na voljo prek naše naročnine na Office 365. Ko ustvarite novo Accessovo bazo podatkov, lahko izbirate med njenim ustvarjanjem kot Access Web App ali Access Desktop Database. Spletne aplikacije imajo poenostavljen vmesnik in jih je mogoče uporabljati le, če imate Office 365 s SharePoint Online ali SharePoint Server 2013 s storitvami Access Services in SQL Server 2012. Uporabili bomo tradicionalno namizno zbirko podatkov, saj ponuja več možnosti in večji nadzor nad uporabniška izkušnja.
Izberite, če želite ustvariti novo namizno bazo podatkov in jo poimenujte: Access ustvari novo tabelo, imenovano Tabela 1, in vas v pogled Design (Design View) postavi z enim stolpcem, imenovanim ID. Tu lahko oblikujete tabele, ki jih potrebujete v svoji bazi podatkov. Vsaka tabela mora imeti polje ID (samodejno priraščevalno celo število), vendar da bi se izognili zmedi, je najbolje, da ji daste bolj opisno ime. V tabeli Projekti bi bil ProjectID, CustomerID v tabeli Kupci itd.
Podatkovni tip lahko nastavite za vsak ustvarjeni stolpec, vsakemu stolpcu pa morate dati ime in poljubne druge lastnosti in oblikovanje, kot je primerno za polje. Tako kot pri polju ID, poskrbite, da bodo tudi imena stolpcev jasno pokazala, kateri podatki naj gredo v polje - tako na primer raje uporabite ProjectName in ne samo Name, DueDate namesto Due. Z gumbom Name & Caption na traku lahko ustvarite skrajšani napis, pa tudi izrecno ime. V imenih stolpcev lahko uporabite presledke, vendar jih boste morali med pisanjem poizvedb in poročil obdati z oglatimi oklepaji.
Čeprav je smiselno, da uporabniki vnašajo svoje podatke na lastne liste, pomanjkanje skladnosti otežuje njihovo analizo
Nastavite oblikovanje stolpcev, kot je PercentageComplete, na Percent in datume na ShortDate, pa tudi največjo dolžino besedilnih polj na smiselno vrednost, ali pa bodo dolga 255 znakov. Ne pozabite, da so nekatere besede (na primer Datum) rezervirane, zato jih ne morete uporabiti kot imena stolpcev: namesto tega uporabite TaskDate ali kaj drugega bolj opisnega.
Ko gre za stolpce, kjer želite poiskati vrednost v drugi tabeli (na primer stolpec Stranka v tabeli Projekti), določite te druge tabele v Accessu, preden dodate stolpec za iskanje. Kar zadeva stanje, je najpreprostejša možnost, da preprosto vtipkate vrednosti, ki bodo prikazane na spustnem seznamu - vendar to otežuje dodajanje ali urejanje seznama možnih vrednosti pozneje. Razen če imate opravka s kratkim seznamom, kjer se verjetne vrednosti verjetno ne bodo spremenile - na primer polje, ki beleži spol nekoga - je boljša ideja, da ustvarite novo tabelo za vnose, kot je ProjectStatus. To vam omogoča enostavno dodajanje dodatnih možnosti na seznam v prihodnosti brez programske spremembe.
Izboljšave
Medtem ko načrtujemo svojo bazo podatkov, lahko izvajamo izboljšave v primerjavi s starim načinom delovanja s preglednicami. Ena pritožba, ki so jo imeli uporabniki pri naših Excelovih delovnih zvezkih, je bila, da je vsaka naloga vsebovala samo eno celico za komentarje, včasih pa so morali nalogo dati več kot en komentar - ali pa je nadzornik moral dati komentar o nalogi in nato uporabnik odgovorite na to. Stiskanje vsega v eno celico je otežilo ugotovitev, kdaj in kdo je dal komentarje. To lahko storimo bolje, če ustvarimo ločeno tabelo za komentarje, povezano s tabelo Opravila. Na ta način ima lahko vsaka naloga toliko komentarjev, kot je potrebno, z ločenimi polji za datum, uporabniško ime in besedilo vsakega.
Druga izboljšava, ki jo lahko naredimo, je, da nastavitve, kot je ProjectStatus, nastavimo za prikaz v določenem vrstnem redu in ne po abecedi - na primer, morda želite, da je na dnu seznama Dokončano. Če želite to narediti, dodajte stolpec DisplayOrder in z njim razvrstite iskalni seznam. Naj vas ne zamika uporaba polja ID; s tem bi lahko bili vsi novi zapisi le na koncu seznama.
Da zagotovimo, da naši podatki ostanejo čisti, lahko polja, ki jih mora uporabnik izpolniti, označimo kot obvezna in dodamo preverjanje veljavnosti, da zagotovimo, da so vneseni podatki v pravilni obliki. Življenje si lahko olajšate tako, da nastavite smiselne privzete vrednosti: v polju CommentDate v tabeli Komentarji lahko nastavite privzeto vrednost na = Date (), ki jo samodejno nastavi na današnji datum, kadar koli ustvarite nov komentar. Preverjanje lahko uporabite skupaj z umičenim stolpcem v tabeli (logična vrednost), da preprečite uporabnikom dodajanje novih zapisov s posebnimi vrednostmi. To vam omogoča, da ohranite zgodovinske vrednosti, ki so bile veljavne, vendar se ne uporabljajo več. Vse te funkcije najdete v orodju za tabele | Zavihek polja na traku ali v lastnostih polja v pogledu oblikovanja tabel.
Uvoz vaših podatkov
Ko so vaše tabele nastavljene, lahko uporabite zunanje podatke | Uvoz in povezava | Gumb Excel na traku za dodajanje podatkov iz Excelovega delovnega zvezka v tabele v bazi podatkov Access. Preden začnete, naredite varnostno kopijo svoje prazne baze podatkov Access, če gre kaj narobe, in začnite z ročnim izpolnjevanjem majhnih tabel. Ko končate, vzemite drugo varnostno kopijo, tako da se lahko v naslednjih korakih vrnete na to točko, če gre kaj narobe.
Zdaj uvozite glavne tabele, ki se ne zanašajo na nobeno drugo tabelo, na primer Kupci, preden končate s tabelami, ki imajo razmerja, na primer Projekti in naloge. Če preuredite in preimenujete stolpce v Excelovem delovnem zvezku tako, da se čim bolj ujemajo s polji v bazi podatkov Access, ne bi smeli imeti težav pri uvozu podatkov. Ne pozabite si zapisati vsega, kar počnete, da ga boste lahko kasneje ponovili, če boste morali podatke spet pretvoriti.
Ko so podatki uvoženi, bi morale tabele v pogledu podatkovnega lista delovati podobno kot Excelovi delovni listi, vendar z veliko boljšim preverjanjem, iskanjem in razvrščanjem podatkov. Če želite, lahko zdaj začnete oblikovati nove obrazce in poročila, ki temeljijo na teh podatkih: na primer glavni / podrobni obrazec za projekte lahko na vrhu obrazca prikazuje podatke enega projekta in mrežo nalog za to. na dnu.
Lahko tudi nastavite obrazec Moja opravila, ki navaja vsa odprta opravila za trenutnega uporabnika, in poročilo o zapadlih opravilih, ki navaja vsa odprta opravila za vse uporabnike, ki jim je rok zapadel.
Brez okrožij, prosimo, Britanci smo
Če shranjujete naslove v svoji bazi podatkov, je pomembno razumeti, katere podatke dejansko potrebujete. Čeprav so informacije o okrožjih lahko koristne za trženje - in so morda potrebne za nekatere čezmorske naslove -, se na naslovih v Združenem kraljestvu uradno ne uporabljajo več.
kako obnoviti zavihke google chrome -
Razlog je v tem, da se poštni naslovi v Združenem kraljestvu zanašajo na koncept poštnega mesta, kjer je pošta za vas poslana in razvrščena, preden je dostavljena na vaša vrata. V vseh mestih ali vaseh ne strežejo poštna mesta v istem okrožju - na primer Melbourn (v Cambridgeshiru) pošlje pošto prek Roystona (v Hertfordshiru) - zato navedba okrožja na naslovu ni nujno nikomur v pomoč.
Da bi se izognili zmedi, je pošta ustavila uporabo okrožij v naslovih že leta 1996, pri čemer se je zanašala na informacije o poštnih številkah - do leta 2016 pa namerava odstraniti imena okrožij iz datoteke z vzdevki dodatnih informacij o naslovih. Torej, če okrožje vključite v naslov v Združenem kraljestvu, bo preprosto prezrto.
