Če morate kar koli sestaviti,to jeskušnjava videti Excel kot privzet repozitorij: navsezadnje gre le za majhen seznam elementov zase ali za nekaj bližnjih kolegov.
Morda potrebujete kaj bolj dodelanega, na primer formule za izračune ali makro programiranje za avtomatizacijo zbiranja in obdelave podatkov.
Na žalost je enostavnost, s katero lahko začnete delati v Excelu ali konkurenčnem programu za preglednice, tudi ena največjih težav. Kar se začne, ko majhen projekt v Excelu preraste v nekaj velikega, takrat se lahko soočite tudi s težavami s hitrostjo in stabilnostjo ali celo z razvojnim problemom, ki ga ne morete rešiti.
Poleg tega naloge upravljanja velikih podatkov pogosto predstavljajo pomembne izzive, kot so organizacija, izvedba, klasifikacija datotek, upravljanje zbirk podatkov, sodelovanje uporabnikov in še več. Vse, kar je potrebno za razbijanje strukture baze podatkov, je postavitev podatkov na napačno področje, nedosledno vnašanje podatkov ali celo to, da dve osebi delata na istem listu. Več stvari lahko gre narobe, kar povzroči časovne zamude in možno izgubo podatkov.
V tem članku so razložene najpogostejše težave, ki se pojavijo pri uporabi Excelovih preglednic, kako se z njimi spoprijeti in kdaj se raje odpravite in preklopite na bazo podatkov.
Številka 1: Urejanje za več uporabnikov v Excelu
Ko sistemi Excel rastejo organsko, hitro naletite na težave, ko en uporabnik kadar koli odpre delovni zvezek, drugi pa sporočijo, da je že odprt. Drugi uporabnik lahko prekliče, počaka ali si ogleda različico samo za branje. Excelova obljuba, da vas bo obvestil, ko druga oseba zapusti delovni zvezek, je igra na srečo, saj ne preverja stanja tako pogosto in vas morda nikoli ne razsvetli. Tudi če se to zgodi, se lahko nekdo drug prijavi in odpre datoteko pred vami.
Da bi se izognili samostojnim uporabniškim učinkom, lahko uporabite Excel Online (izsekana, spletna različica Excela) ali vklopite Skupni delovni zvezki funkcija. Tukaj je kratek vodnik o skupni rabi preglednice.
- Odprite želeno preglednico in kliknite mapa .
- Nato kliknite Deliti odpreti novo okno.
- Zdaj vnesite podatke o uporabniku, s katerim želite deliti preglednico.
Podatke lahko razdelite tudi na več delovnih zvezkov, tako da različni ljudje delajo na različnih delovnih zvezkih, ne da bi si stopali po prstih.
2. številka: Delovni zvezki v skupni rabi Excel
Excel Online privzeto omogoča več urejevalnikov, vendar mu manjka veliko funkcionalnosti. Storitev ni ravno kandidat za kaj drugega kot za najpreprostejše naloge. Čeprav je videti, da bi funkcija Skupni delovni zvezki morala opraviti svoje delo, je polna omejitev. Če je delovni zvezek na primer v skupni rabi, ne morete ustvariti tabele ali izbrisati bloka celic.
Ko sistemi Excel rastejo organsko, naletite na težavo, da lahko samo en uporabnik hkrati odpre delovni zvezek.
Obstajajo rešitve za nekatere spletne omejitve v Excelu. Pri drugih gre prej za spremembo strukture delovnega zvezka, ne pa za uporabo že nastavljenega delovnega zvezka - vendar ta scenarij pogosto ovira. Posledično je nemogoče uporabljati deljeni zvezek na enak način kot običajni delovni zvezek za enega uporabnika.
Spremembe v skupnih delovnih zvezkih se sinhronizirajo med uporabniki vsakič, ko se delovni zvezek shrani. To dejanje se postavi po časovnem razporedu, na primer vsakih pet minut. Vendar so splošni stroški rednega shranjevanja in sledenja sprememb vsakega uporabnika precej veliki. Delovni zvezki lahko hitro povečajo velikost in obremenijo vaše omrežje, kar upočasni druge sisteme.
kakšen je moj ip minecraft lan
3. številka: Delovni zvezki, povezani z Excelom
Če podatke razdelite na več delovnih zvezkov, lahko rešite težavo urejanja več uporabnikov. Kljub temu bodo verjetno morali imeti povezave med seboj, da se bodo vrednosti, vnesene v eno, uporabile v drugi. Povezave med delovnimi zvezki so koristne tudi za shranjevanje ločenih podatkov v ločenih datotekah, namesto da bi imeli posamezne liste v enem delovnem zvezku.
Moteče so te povezave še en vir frustracije in nestabilnosti. Postanejo absolutne, vključno s celotno potjo do izvorne delovne knjige ali relativne, vključno z razliko med izvorno in ciljno potjo. Čeprav se to sliši smiselno, Excel uporablja tajna pravila, da se odloči, kdaj uporabiti posamezno vrsto povezave in jih spremeniti.
Pravila ureja več možnosti in to, ali so se delovni zvezki shranili pred vstavljanjem povezav. Povezave se spremenijo tudi, ko delovni zvezek shranite ali odprete in uporabite Shrani kot narediti dvojnik, ne pa kopirati datoteke z File Explorer . Rezultat te zmede in negotovosti je, da se povezave med delovnimi zvezki zlahka pretrgajo in je okrevanje po prekinjenih povezavah dolgotrajen postopek. Nihče ne dobi dostopa do zadevnih datotek.
Povezani podatki se posodobijo šele, ko se datoteke odprejo, razen če izrecno kliknete Podatki> Poizvedbe in povezave> Uredi povezave> Posodobi vrednosti. Tukaj je hitra predstavitev.
- Odprite želeno preglednico in kliknite Podatki .
- Zdaj poiščite Poizvedbe & Povezave in kliknite na Uredi povezave .
- Nato izberite Posodobi vrednosti .
Če povezave niso med dvema delovnima zvezkoma, zajemajo pa tri ali več, morate vse delovne zvezke odpreti v pravilnem vrstnem redu, da zagotovite posodobljene procese podatkov v pravem vrstnem redu, od prvega do drugega do tretjega. Če ste v prvem delovnem zvezku spremenili vrednost in nato odprli tretjega, sprememb ne bo videl, ker drugi delovni zvezek ni posodobil vrednosti.
To veriženje podatkov je logično, vendar povečuje verjetnost, da so informacije nepravilne ali da boste poskušali odpreti delovni zvezek, ki ga že ureja nekdo drug.
Seveda se lahko poskusite povsem izogniti povezanim delovnim zvezkom, vendar obstaja verjetnost, da boste na koncu iste podatke vnesli v več delovnih zvezkov, s tem pa tudi nevarnost, da jih vsakič vtipkate nekoliko drugače.
Številka 4: preverjanje veljavnosti podatkov v Excelu
Napake se lahko prikradejo v podatke v katerem koli računalniškem sistemu: ljudje napačno vpišejo besede ali prenašajo številke v številke z monotono pravilnostjo. Če se vaši podatki ob vnosu ne preverijo, boste imeli težave.
Excel privzeto sprejme vse vrste uporabnikov. Na iskalnih seznamih je mogoče nastaviti preverjanje veljavnosti, vendar jih je težko vzdrževati, predvsem če se isto polje uporablja na več mestih. Če morajo uporabniki brez preverjanja vnesti identifikacijske številke dokumentov ali referenčne številke strank, je enostavno povezati napačne evidence, ne da bi se tega zavedali. Celovitost podatkov sistema je smrtno ogrožena in kakršna koli analiza podatkov je sumljiva.
Morda že trpite zaradi učinkov preverjanja podatkov, ne da bi se zavedali osnovnega vzroka. Razmislite o situaciji, ko imate v Excelu seznam računov. Uporabnik na vsakem računu vpiše ime stranke nekoliko drugače. Posledično prejmete račune družbam Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd in joness. Morda se zavedate, da se vsi nanašajo na isto podjetje, Excel pa ne. Vsaka analiza podatkov na računu, na primer vrtilna tabela, ki temelji na kupcih po mesecih, prinese več rezultatov, kadar bi moral biti le en.
Številka 5: Navigacija v Excelu
Velike delovne zvezke so zahtevne za navigacijo. Jezički listov na dnu okna so strašen mehanizem za iskanje poti, ko jih je veliko. Z bolj zavihljivimi zavihki na zaslonu je težko najti tisto, kar potrebujete. Tukaj je hiter način za krmarjenje po listih.
- Z desno miškino tipko kliknite puščico na levi strani imen listov, da se prikaže Aktivirajte Sheet pogovornem oknu.
Preden se morate pomakniti po seznamu, je na seznamu le prvih 20 listov. Želenega lista ni mogoče razvrstiti, razvrstiti v skupine ali iskati. Okno bi moralo izgledati nekako takole.
Številka 6: Excel Security
Excelovim delovnim zvezkom lahko dodate varnost, vendar je v njih veliko težav. Zaščita je bolj usmerjena v zaščito strukture delovnega zvezka in ne podatkov. Lahko poskusite zakleniti nekaj listov in celic, da uporabnikom preprečite spreminjanje strukture in formule, če pa lahko vidijo podatke, lahko običajno spremenijo katerega koli ali vse (razen če naredite kreativno makro programiranje).
Številka 7: Težave s hitrostjo programa Excel
Excel ni najhitrejša aplikacija in njegov programski jezik VBA je v primerjavi z bolj profesionalnimi programskimi jeziki, kot je C #, počasen. Ta scenarij izhaja iz predvidene uporabe in prilagodljivosti Excel-a. Navsezadnje gre za mehanizem preglednic. Da, Excel VBA je mogoče uporabiti za upravljanje seznamov podatkov, vendar to ne pomeni, da je to najboljša izbira za takšno delo. Druge aplikacije so bolj primerne za takšne naloge - predvsem zato, ker so izrecno zasnovane za njihovo izvajanje.
Če odpravite katero od težav, opisanih v tem članku, jih ne prezrite. Obstaja strokovni odgovor na shranjevanje strukturiranih podatkov, znanih kot baza podatkov. Ni nujno, da je prestrašen ali drag in vam mora omogočiti, da logično razmišljate o svojih podatkih, kako se povezujejo in kako z njimi komunicirate.
Opomba : Če prehajate iz rešitve preglednice v bazo podatkov, ne podvajajte zasnove preglednice, izkoristite priložnost, da jo izboljšate.
Na voljo so aplikacije zbirke podatkov za splošno uporabo, s katerimi lahko sestavite rešitev po meri. Lahko pa ugotovite, da je specializirana aplikacija zbirke podatkov - že zasnovana za vaš namen - cenejša, hitrejša za izvedbo in se bolje prilega.
komu pripada številka
Če imate na primer seznam strank in podrobnosti o vseh vaših interakcijah z njimi, se to šteje za sistem upravljanja odnosov s strankami (CRM). Kljub svojemu modnemu imenu je CRM sistem specializirana baza podatkov. Podobno so paketi računov, kot sta QuickBooks in Sage, specializirane zbirke podatkov. Če ne najdete vnaprej izdelane aplikacije, ki ustreza vašim potrebam, jo lahko sestavite sami ali pa jo za vas izdela vaš IT-oddelek ali svetovalec.
Najpogostejši tip baze podatkov je relacijska baza podatkov, ki svoje podatke shrani v tabele in je sestavljena iz vrstic in stolpcev. Vsaka vrstica vsebuje podatke za ločeno postavko. Vsak stolpec na primer opisuje drugačen atribut predmeta, na primer ime stranke ali kreditno omejitev.
Podatke stranke morate vnesti le enkrat, da ustvarite zapis, nato pa jih lahko uporabite na toliko računih, kot jih potrebujete.
Tabele imajo med seboj definirana razmerja, tako da recimo račun vsebuje ID stranke. Ta postopek pomeni, da lahko preprosto poiščete vse račune za določeno stranko ali pridobite telefonsko številko stranke iz določenega računa. Podatke stranke morate vnesti samo enkrat, da ustvarite zapis stranke, nato pa jih lahko nato uporabite na toliko računih, kot jih potrebujete, ne da bi jih bilo treba znova vnašati. Če želite ustvariti bazo podatkov, morate definirati te tabele in razmerja ter nato določiti postavitve zaslona, ki jih želite uporabiti za seznam in urejanje podatkov.
Obstaja na desetine aplikacij za zbirke podatkov. Nekateri so enostavni za uporabo in opravljajo celotno delo, tako da lahko določite tabele, zaslone za vnos podatkov in poročila. Drugi so bolj popolni na določenih področjih, vendar za popolno delo potrebujejo druga orodja.
Na primer, program je lahko zanesljiv pri definiranju tabel in razmerij ter ima zanesljive funkcije analize in poročanja. Kljub temu aplikacija na koncu nima nobenih orodij za določanje zaslonov za vnos podatkov. Tu je očiten primer Microsoft SQL Server. Kot pri drugih velikih sistemih baz podatkov tudi SQL Server skrbi za vmesnik in od vas pričakuje, da boste za razvoj front-enda uporabili drugo orodje, na primer Visual Studio.
Katere možnosti zbirke podatkov so primerne za vas?
Možnost zbirke podatkov št. 1: Microsoft Access
Access je ena od dedkov namiznih baz podatkov. Uporaba je enostavna, zloraba pa enostavna. Tabele, zaslone in poročila lahko oblikujete od začetka ali začnete s predloge. Nekatere predloge so očitno ameriške in ne učijo vedno dobre prakse, vendar vas hitro začnejo. Zasloni in funkcije programiranja so lahko precej izpopolnjeni. Končano aplikacijo lahko namestite drugim uporabnikom prek vašega intraneta (NE prek interneta), namesto da se zanašate na skupne rabe datotek.
Možnost 2. zbirke podatkov: Microsoft SharePoint
SharePoint je baza podatkov in mehanizem za shranjevanje dokumentov. Uporabite ga lahko za sestavljanje preprostih seznamov in njihovo povezovanje. Oblikovalec obrazcev je nekoliko izpopolnjen, vendar je prilagajanje še vedno mogoče. SharePointova sposobnost, da zajame seznam podatkov, zbranih v Excelu, in ga postavi na seznam po meri. Program omogoča seznam po meri na voljo vsem v vašem omrežju in vam omogoča, da dodate varnost, da omejite, kdo lahko kaj počne s temi podatki. SharePoint lahko prosite, da vas po elektronski pošti opozori, kadar koli nekdo doda, uredi ali izbriše zapise. Če shranjujete podatke o ljudeh, elementih koledarja ali opravilih, jih lahko sinhronizirate z Outlookom.
Možnost zbirke podatkov št. 3: Zoho Creator
Zoho Office je spletna aplikacija, ki vključuje bazo podatkov, ki uporablja funkcijo povleci in spusti, da svoje obrazce na preprost, intuitiven način razširi. Postopek povleci in spusti se navadi tudi za programiranje interakcij in delovnih tokov. Kot spletna storitev so vaši podatki in aplikacije na voljo kjer koli, z enostavno varnostjo, da bodo vaši podatki zasebni. Zoho zaračunava na uporabnika mesečno, vendar omejuje število zapisov, ki jih lahko shranite za določeno ceno. Program dodatno stane pri shranjevanju več podatkov ali za druge funkcije, kot je integracija e-pošte.
Kot lahko vidite, Excel ponuja veliko funkcij, vendar jih na nekaterih področjih ni. Včasih drugo delo opravi bolje, še posebej, če je zasnovano posebej za to nalogo. V drugih primerih Excel deluje povsem dobro, na primer za manjše zbirke podatkov, če le veste, kako preprečiti, da bi se pojavile težave.
