Večina sodobnih podjetij se pri komunikaciji zanaša na e-pošto. Izguba dostopa do e-pošte ali celo do celotnih e-poštnih računov bi lahko bila uničujoča. Varnostno kopiranje e-poštnih sporočil v Outlooku je eden najboljših načinov, da si zagotovite mir, saj veste, da so e-poštna sporočila shranjena na več lokacijah v vaši napravi in jih ni mogoče zlahka izgubiti.
V tem članku bomo razložili, kako varnostno kopirati e-poštna sporočila v Outlooku na nekaj različnih načinov.
kako namestiti google play na ogenj tv -
Kako varnostno kopirati in izvoziti vsa e-poštna sporočila v programu Outlook
Eden najhitrejših načinov varnostnega kopiranja vseh e-poštnih sporočil v Outlooku je uporaba njegove integrirane oblike datoteke .pst. Microsoft Outlook in Microsoft Exchange izključno uporabljata datoteke PST za shranjevanje e-pošte, kontaktnih podatkov in naslovov ter dogodkov v koledarju. Statično datoteko PST lahko uporabite kot varnostno kopijo trenutnih Outlookovih e-poštnih sporočil in kontaktnih podatkov, Outlook pa bo do nje lahko dostopal tudi brez povezave.
Evo, kako varnostno kopirati e-pošto v datoteko .pst:
- Odprite Outlook in pritisnite na File.
- V meniju izberite Odpri in izvozi.
- Kliknite gumb Uvozi / izvozi.
- Sistem se bo vrnil na vaš glavni zaslon v Outlooku in odprl čarovnika za uvoz / izvoz, ki vas bo vodil skozi postopek izvoza.
- V čarovniku na seznamu izberite možnost Izvozi v datoteko in kliknite Naprej.
- Ko ste pozvani, da izberete vrsto datoteke, izberite Outlookovo podatkovno datoteko (.pst) in kliknite Naprej.
- Nato boste pozvani, da izberete mape za izvoz. Izberete lahko svoj e-poštni račun za izvoz vseh map, povezanih z njim, vključno s stiki in podatki koledarja. Ko ste zadovoljni z izbiro, kliknite Naprej.
- Izberite naslovno pot, v kateri je shranjena datoteka varnostne kopije. Zapomnite si pot, da boste lahko kasneje dostopali do nje.
- Dobro je spremeniti ime datoteke (zadnji del poti). Privzeto je backup.pst.
- Če datoteko varnostne kopije shranjujete na privzeti poti, izberite, ali želite podvojene elemente.
- (Izbirno) Z gumbom Nazaj se lahko vrnete na katerega koli prejšnjega dialoga, morda da spremenite izbiro mape.
- Pritisnite Finish, da začnete postopek izvoza.
- Outlook vas bo pozval, da ustvarite geslo. To je lahko pomembno iz varnostnih razlogov, vendar vam ni treba vnašati gesla.
- Izvlečeno datoteko lahko najdete na mestu, ki ste ga določili za pot do datoteke. Zdaj lahko datoteko premaknete ali kopirate drugam.
Kako dostopati do izvoženih Outlookovih e-poštnih sporočil
Ko izvozite datoteke, se morda sprašujete, kako do njih dostopati pozneje. Outlook olajša odpiranje varnostnih kopij in obnovitev e-pošte na shranjeno časovno točko. Tukaj morate storiti naslednje:
- Poiščite varnostno kopijo. Upoštevajte njegovo lokacijo in pot do datoteke.
- Odprite Outlook.
- Pritisnite Datoteka, nato kliknite Odpri in izvozi.
- V desnem meniju izberite Open Outlook Data File.
- To odpre File Explorer. Pojdite na datoteko varnostne kopije. Kliknite nanjo in izberite Odpri.
- Sistem se bo vrnil na glavni zaslon Outlooka.
- V navigacijskem meniju na levi se pomaknite navzdol, dokler ne vidite Outlookovih podatkov. Ta kategorija vsebuje predmete, pridobljene iz varnostne kopije.
- Kategorija ohranja izvirni sistem formatiranja in map.
- Lahko jih povlečete in spustite, da jih premaknete v druge datoteke.
Zdaj imate dostop do varnostno kopiranih e-poštnih sporočil.
Kako hitro shraniti eno samo e-pošto Outlook
Včasih nočete težav pri shranjevanju vseh e-poštnih sporočil in ponovnem odpiranju Outlooka, ko potrebujete le eno ali nekaj določenih e-poštnih sporočil. Na srečo obstaja nekaj hitrih rešitev za shranjevanje enega e-poštnega sporočila iz Outlooka.
1. način - neposredno shranite v mapo
- Odprite Outlook.
- Odprite File Explorer in se pomaknite do mesta, kamor želite shraniti e-pošto. Morda boste morali Outlook in File Explorer prestaviti v okenski način in jih premakniti za lažji dostop.
- Povlecite e-poštno sporočilo, ki ga želite shraniti iz Outlooka v mapo.
- Outlook bo samodejno shranil e-pošto v obliki Outlookovega elementa.
- Dvokliknite shranjeno e-pošto, da jo odprete v Outlooku.
2. način - shranite kot TXT ali HTML
- Odprite e-poštno sporočilo, ki ga želite shraniti v Outlooku.
- Izberite Datoteka in nato Shrani kot.
- Pojavi se File Explorer. Izberite pot, kamor želite shraniti e-pošto. Na dnu Raziskovalca kliknite puščico poleg možnosti Shrani kot vrsto. Izberite možnost Samo besedilo, če želite shraniti v obliki zapisa .txt, ali HTML, če želite e-pošto shraniti kot datoteko .html.
- Ko je e-poštno sporočilo shranjeno, lahko dostopate do urejevalnika besedil (na primer Notepad), če je v .txt, ali do brskalnika, če je shranjen kot .html.
Če shranite e-poštno sporočilo na ta način, ne shranite nobenih prilog, zato jih prenesite, po potrebi preimenujte in shranite skupaj z e-poštnim sporočilom za poznejši dostop.
3. način - Uporabite zajem zaslona za shranjevanje slike
Programsko opremo za zajem zaslona lahko uporabite tudi za shranjevanje vsebine e-poštnega sporočila kot slike. Ta metoda je lahko uporabna za sklicevanje na vsebino e-pošte v drugih komunikacijskih oblikah, saj se slike zlahka pripnejo na e-pošto in druga sporočila.
Če uporabljate Windows, so novejše različice opremljene z vnaprej nameščeno programsko opremo za zajem zaslona z imenom Snipping Tool (v starejših napravah) in Snip & Sketch. Lahko pa uporabite tipko Print Screen na tipkovnici in sliko prilepite v Paint.
Pri napravah Mac je postopek podoben. Z bližnjico Ctrl + Command + 4 odprite integrirano funkcijo zajemanja zaslona, nato pa povlecite izbirni križ, da pokrijete območje nad e-poštnim sporočilom, da ga shranite.
Za Linux lahko najdete izbor programske opreme za zajem zaslona na voljo za prenos, s katerim lahko e-pošto shranite kot sliko. Modeli, ki temeljijo na GNOME, imajo tudi vgrajen pripomoček Screenshot v meniju Applications> Accessories. Nekatere različice OS Linux se bodo odzvale na gumb Print Screen na tipkovnici, podobno kot v sistemih Windows.
Kako izvozim vse e-poštne naslove v Outlook?
Če želite izvoziti seznam stikov (ki vsebuje e-poštne naslove stikov in druge informacije), lahko uporabite korake, podobne načinu izvoza e-poštnih sporočil. Podatke o stiku pa lahko shranite v drugačni datotečni obliki, ki je uporabniku bolj prijazna in jo lahko v Excelu odprete za hitro manipulacijo in urejanje. Tukaj morate storiti naslednje:
- Odprite Outlook.
- Izberite Datoteka> Odpri in izvozi> Uvozi / izvozi.
- V čarovniku za uvoz / izvoz izberite Shrani kot datoteko.
- Ko boste pozvani, da izberete vrsto datoteke, izberite vrednosti, ločene z vejico (.csv).
- V meniju za izbiro mape pod svojim računom izberite mapo Stiki.
- Potrdite pot do datoteke ali jo po potrebi spremenite. Datoteko poimenujte po želji.
- Pritisnite Finish, da začnete postopek izvoza.
- Pogovor o uvozu / izvozu se bo zaprl, ko bo postopek končan.
Izvoženo datoteko .csv lahko odprete v Excelu. Prikazala se bo velika tabela s kontaktnimi podatki. Verjetno boste imeli veliko praznih celic in to je povsem normalno. Za urejanje podatkov lahko uporabite Excel, čeprav vstavljanje dodatne vsebine morda ne bo berljivo za Outlook, če boste morali datoteko pozneje uvoziti.
kako prenesti google pisavo -
To datoteko lahko uporabite v drugi napravi ali e-poštni storitvi za uvoz kontaktnih podatkov.
Kako shranim več e-poštnih sporočil Outlook v svoj računalnik?
Če želite hkrati shraniti več e-poštnih sporočil, vendar ne potrebujete celotne knjižnice e-pošte, lahko naenkrat izberete nekaj e-poštnih sporočil, ki jih želite shraniti. Tukaj morate storiti naslednje:
- Odprite Outlook.
- Izberite e-poštna sporočila, ki jih želite shraniti. Pridržite Ctrl in kliknite na e-poštna sporočila, da jih izberete eno za drugo, ali držite Shift, da izberete serijo e-poštnih sporočil med prvim in drugim klikom.
- Pojdite v Datoteka> Shrani kot.
- V pogovornem oknu pojdite v mapo, v katero želite shraniti e-poštna sporočila, poimenujte datoteko, kot želite, in izberite Samo besedilo kot obliko, v katero želite shraniti.
- Outlook bo shranil vsa izbrana e-poštna sporočila v eno samo datoteko .txt. Do njih lahko dostopate z urejevalnikom besedil.
Če jih želite shraniti v ločeni datoteki .txt, boste morali vsako e-pošto shraniti posebej. Dodatni vtičniki za Outlook na voljo v spletu, lahko to funkcijo razširi tako, da e-pošto shrani v ločeni obliki datotek .txt ali v drugih oblikah.
Nov pogled na Outlook
Z vgrajeno Outlookovo funkcijo izvoza lahko varnostno kopirate in obnavljate e-pošto, če izgubite dostop do svojega e-poštnega računa, bodisi zaradi izgubljenega gesla ali vdora. Ker je spletna komunikacija tako razširjena, vam lahko nekaj minut časa za redno varnostno kopiranje e-poštnih sporočil prihrani glavobol premetavanja po izgubljenih datotekah.
Kako pogosto izvozite Outlookova e-poštna sporočila? Sporočite nam v spodnjem oddelku za komentarje.
